Materi Keprotokolan Kelas 12

• PENGERTIAN KEPROTOKOLAN 

Keprotokolan adalah norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan-kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara,berbangsa,berpemerintah dan bermasyarakat.

• PENGERTIAN KEPROTOKOLAN MENURUT UU NO 9 TAHUN 2010

Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat,Tata Upacara dan Tata Penghormatan.

• PERAN KEPROTOKOLAN 

1. Meningkatkan pembentukan citra dari sebuah perusahaan
2. Sebagai pembawa acara
3. Sebagai petugas yang mempersilahkan tamu
4. Menjadi seorang manager
5. Sebagai mediator dan koordinatorr
6. Turut menentukan keberhasilan kegiatan
7. Menciptakan tata pergaulan dalam acara
8. Mampu menciptakan ketertiban
9. Mendukung tugas kepemimpinan.

• ATURAN-ATURAN KEPROTOKOLAN 

1. Pengaturan tempat duduk
2. Urutan saat naik turun kendaraan
3. Urutan saat datang dan pulang
4. Menghadiri perayaan Hari Kemerdekaan
5. Diterima pejabat tinggi
6. Saat audiensi
7. Usai audiensi

• TUGAS KEPROTOKOLAN 

1. Memberikan pelayanan resmi kepada pimpinan agar mendapatkan kemudahan dalam melaksanakan kegiatan suatu acara atau upacara
2. Mengkoordinasikan dan menyelaraskan semua aspek pendukung dalam berbagai hal yang berkaitan dengan suatu acara atau upacara, sehingga seluruh serangkaian acara dapat berjalan dengan baik dan lancar secara efektif dan efesien.

• TUJUAN KEPROTOKOLAN 

1. Memberikan penghormatan kepada Pejabat Negara,Pejabat Pemerintah,Perwakilan Negara Asing atau Organisasi Internasional, serta tokoh masyarakat tertentu dan tamu negara sesuai dengan kedudukan dalam negara,pemerintah dan masyarakat.
2. Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib,rapi,lancar, dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional.
3. Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antar bangsa

• FUNGSI KEPROTOKOLAN

1. Mengatur tata cara dalam kegiatan acara atau upacara
2. Mengatur tata krama dalam penempatan,penyebutan,memperlakukan seseorang sesuai dengan kedudukan atau jabatannya.
3. Mengatur tata letak tempat duduk

• SYARAT PETUGAS KEPROTOKOLAN

1. Pengetahuan dan pengalaman luas terutama dengan hubungan antar manusia
2. Bermental kuat dan berkepribadian tangguh
3. Terampil dan cekatan untuk menguasai situasi
4. Mampu mengambil keputusan dengan cepat dan akurat
5. Sangat peka terhadap permasalahan yang timbul
6. Pandai membawa diri dan selalu mawas diri
7. Sangat memahami perasaan orang lain
8. Bepenampilan menarik
9. Menguasai istilah-istilah baru dan bahasa asing
10. Berbahasa yang baik dan sopan

• RUANG LINGKUP PROTOKOL

1. Penerimaan tamu
2. Kunjungan tamu
3. Perjalanan ke daerah atau luar daerah
4. Pengaturan rapat atau sidang
5. Penyelenggaraan resepsi atau sidang
6. Penyelenggaraan upacara
7. Pernyataan selamat atau bela sungkawa

• RUANG LINGKUP TUGAS PROTOKOL

1. Tata Upacara : Tata cara yang terdapat di upacara kenegaraan atau upacara resmi
2. Tata Tempat : Tata cara pengaturan tempat duduk dan urutan dalam upacara kenegaraan, perjamuan makan, dll
3. Tata Penghormatan : Tata cara dalam penempatan,penyebutan, dan perlakuan kepada orang sesuai dengan kedudukan atau jabatannya

• SUMBER KEPROTOKOLAN

1. PERSETUJUAN INTERNASIONAL
      a. Konvensi Wina tahun 1961 tentang Hubungan Diplomatik
      b. Konvensi Wina tahun 1963 tentang Hubungan Konsuler
2. PERATURAN NASIONAL 
      a. UU No 9 tahun 2010 tentang Keprotokolan
      b. UU No 22 tahun 2004 tentang Otonomi Daerah
      c. PP No 62 tahun 1999 tentang ketentuan keprotokolan mengenai tata tempat,tata upacara dan tata
         penghormatan
      d. Keputusan Menteri Agama No 71 tahun 1993 tentang petunjuk pelaksanaan keprotokolan di
          lingkungan departemen agama
      e. Keputusan Menteri Agama RI No 10 tahun 2010 tentang organisasi dan tata kerja kementrian agama
3. TRADISI,ADAT ISTIADAT,KEBIASAAN SETEMPAT
4. AZAZ TIMBAL BALIK
5. PRAKTEK PERGAULAN INTERNASIONAL
6. LOGIKA UMUM

INVENTARISASI BARANG SARANA PRASARANA KANTOR

• Pengertian Inventarisasi Barang 

Inventarisasi Barang adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai barang-barang yang dimiliki dan diurus, baik yang diadakan melalui anggaran belanja,sumbangan maupun hibah.

• Tujuan Inventarisasi Barang 

1. Agar peralatan tidak mudah hilang
2. Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggung jawabkan
3. Memudahkan dalam pengecekan barang
4. Memudahkan dalam Pengawasan
5. Memudahkan Ketika mengadakan kegiatan mutasi atau penghapusan barang

• Pengadministrasian barang inventaris dilakukan menggunakan :

1. Buku Induk Barang Inventaris : untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah dimiliki oleh kantor
2. Buku Golongan Barang Inventaris : untuk mencatat semua barang inventaris menurut golongan yang sudah ditentukan
3. Buku Catatan Barang Non Inventaris : untuk mencatat barang-barang habis pakai yang dimiliki oleh kantor.

 Cara Mengisi Buku Induk Barang Inventaris :
1. Kolom Nomor Urut diisi sesuai nomor urut barang ( 1 sampai seterusnya )
2. Kolom Tanggal Pembukuan diisi sesuai dengan tanggal pencatatan barang ke dalam Buku Induk Barang Inventaris.
3. Kolom Kode Barang diisi sesuai kode yang tertera pada barang tersebut
4. Kolom Nama Barang diisi nama produk atau nama barang
5. Kolom Keterangan Barang diisi merk, nomor, type, ukuran dan sebagainya.
6. Kolom Kuantitas diisi dengan jumlah barang inventaris yang dibukukan.
7. Kolom Nama satuan diisi sesuai dengan sebutan yang berlaku (misal: stel, lembar M, M2)
8. Kolom Tahun Pembuatan diisi dengan tahun pembuatan barang inventaris yang dibukukan (umpama dari pabrik dan sebagainya)
9. Kolom Asal Barang diisi disebutkan sumber perolehan barang, misalnya anggaran rutin, hibah, bantuan, buatan sendiri dan lain sebagainya.
10. Disebutkan satu persatu kelengkapan dokumen yang dimiliki (seperti: sertifikat tanah, akte jual beli, izin banguna, kontrak pemborong dan lain-lain) dan tanggal penyerahan atau perolehan barang.
11. Diisi sesuai keadaan barang pada waktu diterima misalnya "Baik", "Rusak".
12. Diisi sesuai harga faktur/bukti penyerahan barang. Untuk barang-barang bantuan/sumbangan yang tidak diberikan harganya, diisi menurut harga taksiran pada waktu penerimaan barang.
13. Diisi dengan keterangan tambahan yang dianggap perlu.

buku golongan barang inventaris

Petunjuk Penggunaan.

1. Diisi dengan nomor menurut urutan pembukuan barang inventaris ke dalam Buku Induk Barang Inventaris, sesuai dengan bukti penyerahan barang.
2. Diisi dengan nomor barang inventaris yang terdapat dalam buku induk inventaris
3. Diisi sesuai tabel klasifikasi barang inventaris.
4. Diisi sesuai dengan istilah indonesia yang sudah dibukukan atau sesuai dengan nama barang yang disebut di dalam Buku Induk Barang Inventaris.
5. Disisi dengan merk, nomor, type, ukuran dan sebagainya.
6. Diisi dengan jumlah barang inventaris yang dibukukan.
7. Diisi sesuai dengan sebutan yang berlaku (misal: stel, lembar M, M2)
8. Diisi dengan tahun pembuatan barang inventaris yang dibukukan (umpama dari pabrik dan sebagainya)
9. Diisi sesuai keadaan barang pada waktu diterima misalnya "Baik", "Rusak".
10. Diisi sesuai harga faktur/bukti penyerahan barang. Untuk barang-barang bantuan/sumbangan yang tidak diberikan harganya, diisi menurut harga taksiran pada waktu penerimaan barang. 
11. Dalam lajur ini dicatat keterangan fungsi barang sebagai alat teknis pendidikan (misalnya alat praktek, alat penelitian percobaan dan sebagainya). Bagi unit kantor, dicatat tempat barang tersebut dipergunakan sebagai alat kantor.
12. Diisi dengan keterangan tambahan yang dianggap perlu.

buku catatan barang non inventaris

Petunjuk Pengisian:

1. Diisi dengan nomor menurut rutan pembukuan barang non inventaris kedalam buku catatan barang non inventaris berdasarkan bukti penyerahan barang.
2. Diisi dengan nama barang sesuai dengan istilah Indonesia yang sudah umum.
3. Diisi dengan nomor kartu stock yang diberikan kepada barang yang sudah dibukukan.
4. Diisi dengan merk, nomor, type, ukuran dan sebagainya, yang dapat memperjelas ciri khusus dari barang yang dibukukan.
5. Diisi dengan jumlah barang non inventaris yang dibukukan.
6. Diisi dengan sebutan yang berlaku.
7. Diisi dengan tahun pembuatan barang non inventaris yang dibukukan.
8. Diisi dengan sumber perolehan barang.
9. Disebutkan satu persatu kelengkapan dokumen yang dimiliki dan diisi sesuai tanggal bukti penyerahan barang non inventaris.
10. Diisi sesuai dengan keadaan barang pada waktu dibukukan misalnya "Baik", "Rusak".
11. Diisi sesuai dengan harga faktur/bukti penyerahan barang
12. Diisi sesuai dengan harga faktur/bukti penyerahan barang.
13. Diisi dengan keterangan tambahan yang dianggap perlu.